ERP là gì? Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP? Cách triển khai ERP

Chắc hẳn phần lớn mọi người đều biết ERP là từ viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực. Tuy nhiên, hoạt động của hệ thống này ra sao và vai trò của ERP là gì đối với phòng nhân sự nói riêng và một doanh nghiệp nói chung? Bài viết dưới đây Miss Digital World sẽ mang tới cho anh em những phân tích chuẩn xác nhất.

Khả năng hoạt động của hệ thống ERP 

Bạn cũng biết đấy, mỗi một phòng ban trong công ty sẽ sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng phần mềm quản lý riêng lẻ như thế này làm hạn chế sự kết nối dữ liệu, đặc biệt là khi dữ liệu quá lớn và phần mềm của các phòng ban lại không tương thích với nhau. Để giải quyết vấn đề đó, ERP ra đời với “sứ mệnh” tích hợp các thông tin từ các phòng ban vào một hệ thống chung nhưng vẫn có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ của các phòng. Vậy cụ thể hoạt động của ERP là gì

  • Kế toán tài chính: Bao gồm các hoạt động như kế toán tiền mặt, quản lý tài sản cố định cho doanh nghiệp, đối chiếu các khoản phải thu – phải trả, hợp nhất tài sản;
  • Kế toán quản trị: Lên ngân sách, tính toán các chi phí;
  • Quản trị nguồn nhân lực: Quản lý, kiểm soát hoạt động tuyển dụng, bồi dưỡng nhân sự, thực hiện chi trả lương, trợ cấp, hưu trí cho người lao động;
  • Quản lý quy trình sản xuất: Theo dõi các đơn đặt hàng của doanh nghiệp, kiểm tra – kê khai hàng tồn kho, phân tích giá bán, lập báo cáo bán hàng;
  • Quản trị chuỗi cung ứng: Lập số lượng, kế hoạch cho nhà cung ứng, dự trù kinh phí, phân chia công việc, thực hiện thanh toán, quản lý các hoạt động cung ứng;
  • Quản lý quan hệ khách hàng: Liên hệ với khách hàng, theo dõi hoạt động của khách hàng, tiếp thị hàng hóa và bán hàng… 

Lợi ích của công ty khi sử dụng hệ thống ERP là gì? 

  • Kiểm soát thông tin khách hàng: Vì ERP có khả năng tổng hợp thông tin của tất cả các phòng ban nên mọi nhân viên của doanh nghiệp đều có thể theo dõi thông tin của khách hàng, thậm chí là cập nhật những thông tin mới nhất của khách hàng thường xuyên. Điều này thực sự rất cần thiết đối với những doanh nghiệp thương mại. 
  • Đẩy mạnh quá trình sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Hoạt động của ERP là gì mà có thể làm được điều này? Đó chính là tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ những khâu nhỏ nhất như kiểm kê nguyên liệu đến quản lý thành phẩm, đóng gói… 
  • Tiết kiệm nguồn lực: Đó là vì chỉ sử dụng duy nhất một hệ thống ERP nên doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm cả thời gian, giảm bớt nhân sự quản lý nhiều hệ thống như trước đây. 
  • Kiểm tra chất lượng của dự án: ERP cho phép những nhà quản lý kiểm tra tính đồng nhất về chất lượng của tất cả các dự án đã và đang được triển khai. Từ đó lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý phù hợp với nhu cầu của từng dự án. Thậm chí ERP còn có khả năng kiểm tra lịch sử hoạt động của từng nhân viên, từ đó phân tích thế mạnh của từng người để giao nhiệm vụ mỗi khi có dự án mới;
  • Kiểm soát thông tin khách hàng: Vì ERP có khả năng tổng hợp thông tin của tất cả các phòng ban nên mọi nhân viên của doanh nghiệp đều có thể theo dõi thông tin của khách hàng, thậm chí là cập nhật những thông tin mới nhất của khách hàng thường xuyên. Điều này thực sự rất cần thiết đối với những doanh nghiệp thương mại. 
  • Đẩy mạnh quá trình sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Hoạt động của ERP là gì mà có thể làm được điều này? Đó chính là tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ những khâu nhỏ nhất như kiểm kê nguyên liệu đến quản lý thành phẩm, đóng gói… 
  • Tiết kiệm nguồn lực: Đó là vì chỉ sử dụng duy nhất một hệ thống ERP nên doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm cả thời gian, giảm bớt nhân sự quản lý nhiều hệ thống như trước đây. 
  • Kiểm tra chất lượng của dự án: ERP cho phép những nhà quản lý kiểm tra tính đồng nhất về chất lượng của tất cả các dự án đã và đang được triển khai. Từ đó lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý phù hợp với nhu cầu của từng dự án. Thậm chí ERP còn có khả năng kiểm tra lịch sử hoạt động của từng nhân viên, từ đó phân tích thế mạnh của từng người để giao nhiệm vụ mỗi khi có dự án mới;

Làm thế nào để triển khai thành công hệ thống ERP?

Sau khi đã tìm hiểu kỹ hơn hệ thống ERP là gì thì chắc bạn cũng đang có dự định triển khai hệ thống này đúng không? Vậy làm thế nào để triển khai thành công, hãy theo dõi nhé!

  • Chuẩn bị dự án ERP: Chủ doanh nghiệp nên xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả cần đạt cũng như tìm kiếm một đơn vị uy tín để triển khai ERP;
  • Lập kế hoạch cho dự án: Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được đơn vị cung cấp uy tín thì cả 2 nên có vài buổi thảo luận về nhu cầu, nguồn lực, tài nguyên… Doanh nghiệp cũng nên trình bày quy trình chi tiết để đơn vị có thể dễ dàng phác thảo kế hoạch cho doanh nghiệp;
  • Thử nghiệm và đánh giá: Sau khi cả 2 đã có thống nhất chung với nhau thì đơn vị cung cấp hệ thống ERP sẽ bắt đầu tùy chỉnh theo quy trình quản trị mà doanh nghiệp đưa ra trước đó. Thường các tùy biến này là mẫu báo cáo, trình tự xử lý thông tin hay quan hệ giữa các phòng ban… 
  • Đánh giá dự án: Doanh nghiệp sẽ bắt đầu trên những dự án nhỏ để dễ đưa ra ý kiến chỉnh sửa hơn. Đồng thời nhân viên trong công ty cũng có những buổi đào tạo, huấn luyện để làm quen với cách vận hành ERP;
  • Triển khai hệ thống: Và cuối cùng là triển khai hệ thống trên diện rộng.

Xem nhiều hơn tại Wiki – Khái niệm

Lời kết

Như vậy, ERP là gì? Nếu nói ERP là một “nhà quản lý” doanh nghiệp gián tiếp cũng không sai. Tuy nhiên, việc triển khai dự án ERP vô cùng tồn kém, vậy nên các nhà quản trị nên cân nhắc kỹ. 

Leave a Comment